Produkt und Funktionen
Von der vertrauten Excel-Rechnung bis zur geprüften und versandbereiten E-Rechnung: Held Office Invoice verbindet die einzelnen Arbeitsschritte in einer lokalen Windows-Anwendung.
ZUGFeRDPDF mit XML
XRechnungStrukturierte Daten
Schneller Überblick
Springen Sie direkt zum gewünschten Themenbereich oder folgen Sie dem vollständigen Ablauf von oben nach unten.
Funktionsrundgang
Held Office Invoice begleitet den vollständigen Ablauf: Rechnung in Excel bearbeiten, Angaben prüfen, die vorbereitete E-Rechnung validieren, Anhänge zuordnen und den Versand vorbereiten.
Die Abbildungen zeigen ausschließlich frei erfundene Beispieldaten.
Direkt in Excel arbeiten
Erfassen Sie Leistungen, Mengen, Preise, Berechnungen und individuelle Texte in der vertrauten Excel-Oberfläche. Die benötigten E-Rechnungsdaten werden in derselben Arbeitsmappe gepflegt; Kunden- und Artikeldaten lassen sich bequem aus zentralen Excel-Stammdaten übernehmen.
Prüfen und erstellen
Wählen Sie das gewünschte Format, fügen Sie Anlagen hinzu, öffnen Sie die Vorschau oder führen Sie vorab eine Validierung durch. Anschließend erstellen Sie die finale E-Rechnung; auf Wunsch öffnet sich zugleich ein vorbereiteter E-Mail-Entwurf in Outlook Classic.
Sichtprüfung im Offline-Viewer
Prüfen Sie die vorbereitete E-Rechnung noch vor der finalen Erstellung bequem aus Held Office Invoice heraus in einem kostenlosen Offline-E-Rechnungsviewer. Bei ZUGFeRD kontrollieren Sie sowohl die sichtbare PDF-Rechnung als auch die darin eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten. Bei XRechnung prüfen Sie die strukturierten Rechnungsdaten ohne PDF-Anteil.
Vollständige Validierung vorab
Noch vor der finalen Rechnungserstellung führen Sie bequem aus Held Office Invoice heraus eine vollständige E-Rechnungsvalidierung durch. Die vorbereitete Rechnung übergeben Sie per Drag-and-drop an einen geeigneten Online-Validator, den Sie direkt aus dem Validierungsdialog heraus öffnen können. Das Prüfergebnis wird anschließend unmittelbar auf der Validierungsseite angezeigt.
Gezeigt wird beispielhaft die Validierung einer XRechnung. Die Validierung ist auch für ZUGFeRD-Rechnungen möglich.
E-Mail-Vorlage und Versandvorbereitung
Gestalten Sie Ihre E-Mail-Vorlage in Microsoft Word mit individuellen Texten, Formatierungen, Grafiken und frei platzierbaren Platzhaltern. Bei der Rechnungserstellung werden diese Platzhalter automatisch mit den Daten der E-Rechnung gefüllt. Anschließend öffnet Held Office Invoice in Outlook Classic einen vorbereiteten E-Mail-Entwurf mit Empfängern, Betreff und ausgewählten Anhängen.
Zentrale Adress- und Artikelstammdaten
Adressen und Artikel verwalten Sie in zentralen Excel-Dateien. In Held Office Invoice filtern Sie auch umfangreiche Bestände direkt während der Eingabe und übernehmen die Auswahl ohne erneutes Abtippen in Ihre Rechnung.
Die Videos zeigen ausschließlich frei erfundene Beispieldaten und starten erst nach einem Klick.
Verwalten Sie Ihre Adressen zentral in einer Excel-Datei und erweitern Sie den Adressstamm um beliebige zusätzliche Datenfelder. Die Werte dieser Spalten können bei der Auswahl einer Adresse automatisch in die dafür vorgesehenen Zellen des Rechnungstabellenblatts übernommen werden.
Unabhängig davon legen Sie fest, welche Spalten im Dialog „Adresse auswählen“ angezeigt werden. So kann der Adressstamm beispielsweise 30 Datenfelder enthalten, während im Auswahldialog nur die für Suche und Auswahl wichtigsten Angaben sichtbar sind. Selbst Adressbestände mit mehr als 10.000 Einträgen lassen sich praktisch ohne spürbare Verzögerung durchsuchen und filtern. Die gewünschte Adresse einschließlich aller zugeordneten Daten übernehmen Sie anschließend mit wenigen Klicks in Ihre Rechnung.
Die Nutzung des Adressstamms ist optional. Kundendaten können auch manuell eingegeben oder durch eigenen Programmcode in die Rechnung übernommen werden.
Auch Artikelbestände mit mehr als 10.000 Einträgen lassen sich praktisch ohne spürbare Verzögerung durchsuchen und filtern. Wählen Sie über mehrere Suchvorgänge hinweg mehrere Artikel aus und übernehmen Sie diese anschließend gemeinsam als Positionen in Ihre Rechnung.
Die Nutzung des Artikelstamms ist optional. Rechnungspositionen können auch manuell erfasst oder durch eigenen Programmcode in die Rechnung eingetragen werden.
Flexible Umsatzsteuer
Je nach Aufbau Ihrer Rechnung verwenden Sie einen einheitlichen Steuersatz oder ordnen den einzelnen Rechnungspositionen unterschiedliche Umsatzsteuerklassen zu.
Die Abbildung zeigt ausschließlich frei erfundene Beispieldaten. Die violetten Markierungen heben die relevanten Bereiche hervor.
Einheitlich oder je Rechnungsposition
Je nach Rechnungsvorlage kann der Umsatzsteuersatz entweder einheitlich für die gesamte Rechnung oder individuell für jede Rechnungsposition festgelegt werden. Bei Rechnungen mit unterschiedlichen Steuersätzen weist Held Office Invoice die Umsatzsteuerbeträge im Summenbereich getrennt nach Umsatzsteuerklassen aus.
Neben den üblichen Standard- und ermäßigten Steuersätzen kann auch ein frei konfigurierbarer Umsatzsteuersatz hinterlegt werden – beispielsweise der jeweils geltende landwirtschaftliche Durchschnittssatz oder ein Steuersatz für besondere grenzüberschreitende Abrechnungsfälle.
Flexible Rechnungsvorlagen
Held Office Invoice verbindet die flexible Darstellung in Excel mit den klar strukturierten Daten einer E-Rechnung.
Die Abbildungen zeigen ausschließlich frei erfundene Beispieldaten.
Umfangreiche Abrechnungen
Nutzen Sie die Flexibilität von Excel auch für umfangreiche und individuell aufgebaute Abrechnungen. Zusätzliche Zeilen wie Zwischensummen oder Kommentare können Sie gezielt als „keine Rechnungsposition“ kennzeichnen. Sie erscheinen dadurch im sichtbaren Rechnungsbild, werden jedoch nicht als Positionen in die strukturierten E-Rechnungsdaten übernommen. Auch Abschlagszahlungen, Nachlässe und Zuschläge lassen sich übersichtlich abbilden.
Dynamisches Rechnungsbild
Angaben wie Anzahlungen, Nachlässe und Zuschläge erscheinen nur dann im Rechnungsbild, wenn sie tatsächlich verwendet werden. Wird der jeweilige Wert auf null gesetzt, blendet die Vorlage die zugehörigen Zeilen automatisch aus.
Individuell konfigurierbar
Zahlreiche Programmeinstellungen ermöglichen es, die Rechnungserstellung passend zu Ihrer Arbeitsumgebung einzurichten. Legen Sie Ausgabe- und Sicherungsverzeichnisse fest, hinterlegen Sie eine Word-Datei als E-Mail-Vorlage und bestimmen Sie, wie PDF-, XML- und Anhangsdateien behandelt werden.
Ausgabe und SicherungSpeicherorte für Rechnungsdateien und automatische Excel-Rechnungskopien festlegen.
PDF, XML und AnhängeAusgabeformate, Dateinamen und Vorbelegungen für E-Mail- und XML-Anhänge konfigurieren.
Viewer und ValidatorenBevorzugte E-Rechnungsviewer sowie geeignete Validierungsseiten hinterlegen.
Die Firmen- und Lizenzangaben sowie die Verzeichnispfade in der Abbildung sind Beispieldaten.
Lokale Software statt Cloud-Zwang
Held Office Invoice läuft auf Ihrem Windows-PC und ergänzt Microsoft Excel direkt um den E-Rechnungsprozess. Ein verpflichtendes Cloud-Konto ist dafür nicht erforderlich.
Lokale ErstellungRechnungen und Ausgabedateien werden in Ihrer eigenen Arbeitsumgebung erzeugt.
Eigene DateiablageSie bestimmen selbst, wo Excel-Dateien, PDF-Rechnungen, XML-Dateien und Anlagen gespeichert werden.
Vertraute Windows-UmgebungDie Anwendung fügt sich in Excel, Dateisystem und E-Mail-Arbeitsablauf ein.
Häufige Funktionsfragen
Ausführliche Bedienhinweise finden Sie zusätzlich in der Dokumentation und auf der Hilfeseite.
Zur vollständigen HilfeMit Vorschau erzeugen Sie eine temporäre Rechnung und öffnen sie zur Kontrolle im eingestellten E-Rechnungs-Viewer.
Mit Validieren erzeugen Sie ebenfalls eine temporäre Datei und öffnen anschließend den Dialog für die technische Prüfung über eine ausgewählte Validierungswebsite.
Mit E-Rechnung erstellen speichern Sie die endgültige PDF- oder XML-Datei im festgelegten Ausgabeverzeichnis. Auf Wunsch wird zusätzlich ein vorbereiteter E-Mail-Entwurf erzeugt.
Die Kontrolle im Viewer ersetzt keine vollständige technische Validierung.
Für viele Rechnungen im B2B-Bereich eignet sich ZUGFeRD EN 16931. Dabei enthält eine sichtbare PDF-Datei zusätzlich den eingebetteten strukturierten Rechnungsdatensatz.
Eine XRechnung wird häufig benötigt, wenn der Rechnungsempfänger – beispielsweise eine Behörde oder ein öffentlicher Auftraggeber – dieses Format vorgibt. Maßgeblich sind immer die Anforderungen des Empfängers.
Ja. Held Office Invoice kann zusätzlich zur XRechnungs-XML eine PDF-Fassung des sichtbaren Rechnungsdokuments erzeugen.
Auf Wunsch lässt sich diese PDF-Datei außerdem direkt in die XRechnung einbetten. Das kann insbesondere bei ausführlich gestalteten Rechnungen wie HOAI-Rechnungen hilfreich sein. Klären Sie vorab mit dem Empfänger, ob die PDF eingebettet oder separat übermittelt werden soll.
Ja. Für jede Datei legen Sie getrennt fest, ob sie der vorbereiteten E-Mail beigefügt, in den strukturierten Rechnungsdatensatz eingebettet oder auf beiden Wegen verwendet werden soll.
Kennung und Beschreibung eines eingebetteten Anhangs werden automatisch vorbelegt und können angepasst werden.
Ja. Sie können ein Word-Dokument als E-Mail-Vorlage hinterlegen. Texte, Formatierungen und Grafiken werden in den vorbereiteten E-Mail-Entwurf übernommen.
Über Platzhalter lassen sich Werte aus dem Excel-Dokument einfügen, beispielsweise Anrede, Rechnungsnummer oder Rechnungsbetrag. Die E-Mail wird nicht automatisch versendet und kann vor dem Versand vollständig geprüft und bearbeitet werden.
Nein. Das sichtbare Rechnungsdokument und der strukturierte Rechnungsdatensatz sind miteinander verbunden, aber nicht identisch.
Ein Wert kann in den strukturierten Rechnungsdatensatz übernommen werden, ohne im sichtbaren Rechnungsbild zu erscheinen. Umgekehrt können Sie im sichtbaren Dokument zusätzliche Texte, Berechnungen und Zwischensummen darstellen, die keine eigenen elektronischen Rechnungspositionen bilden.
Alle Funktionen selbst ausprobieren
Prüfen Sie Held Office Invoice mit Ihren eigenen Rechnungsdaten und in Ihrer gewohnten Windows- und Excel-Umgebung.