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Achten Sie bei der Auswahl weniger auf das verwendete Beispielunternehmen, das Logo oder die dargestellte Branche. Diese Elemente lassen sich in Excel problemlos anpassen.

Entscheidend sind vor allem folgende Fragen:

• Benötigen Sie eine Standardrechnung oder eine HOAI-Vorlage?
• Sollen in den Rechnungspositionen Netto- oder Bruttowerte angezeigt werden?
• Verwenden Sie einen einheitlichen Umsatzsteuersatz oder unterschiedliche Steuersätze je Position?
• Welche Spalten sollen im Positionsbereich sichtbar sein?

Die mitgelieferte Vorlagen-Auswahlhilfe zeigt alle Vorlagen mit ihren jeweiligen Eigenschaften und Besonderheiten.

Nein. Für eine typische Rechnung benötigen Sie nur einen Teil der vorhandenen Eingabefelder.

Die große Zahl an Feldern ermöglicht es, unterschiedliche Anforderungen der E-Rechnungsformate abzubilden. Die Eingabefelder sind thematisch gruppiert und über Navigationsschaltflächen erreichbar. Nahezu alle Felder verfügen außerdem über Tooltips, die erläutern, welche Angaben dort erwartet werden.

Häufig verwendete Eingabefelder können Sie bei Bedarf in Excel farblich kennzeichnen.

Wahrscheinlich ist der Blattschutz des Tabellenblatts aktiviert. Heben Sie ihn in Excel über Überprüfen → Blattschutz aufheben vorübergehend auf. Anschließend können Sie Zellen, Formeln und das sichtbare Rechnungslayout bearbeiten.

Der Blattschutz soll unbeabsichtigte Änderungen an Formeln und am Rechnungslayout verhindern. Held Office Invoice versucht deshalb, ihn während der normalen Arbeit aktiviert zu halten. Bei Aktionen wie Alle Zeilen einblenden und Leere Zeilen ausblenden wird der Blattschutz erneut eingeschaltet.

Möchten Sie anschließend weitere Änderungen am Layout vornehmen, heben Sie den Blattschutz noch einmal auf.

Ja. Im sichtbaren Positionsbereich können Sie beispielsweise Kommentarzeilen, Abschnittsüberschriften und Zwischensummen einfügen.

Diese Zeilen dienen ausschließlich der übersichtlichen Darstellung und werden nicht als eigene Rechnungspositionen in den strukturierten Rechnungsdatensatz übernommen.

Diese Möglichkeit steht grundsätzlich in allen mitgelieferten Vorlagen zur Verfügung.

Je nach Vorlage sind zunächst 100 oder 200 freie Positionszeilen vorbereitet. Mit Alle Zeilen einblenden machen Sie die vorhandenen Positionszeilen sichtbar. Leere Zeilen ausblenden blendet nicht verwendete Zeilen am Tabellenende wieder aus.

Benötigen Sie mehr Positionen, können Sie den Positionsbereich der Excel-Vorlage erweitern. Auch Rechnungen mit 1.000 oder mehr Rechnungspositionen sind ohne Weiteres möglich. Die Anzahl ist daher nicht auf die ursprünglich vorbereiteten Zeilen begrenzt.

Ja. Im Tabellenblatt „Settings“ befindet sich ein eigenes Feld, über das Sie den Aufbau des Dateinamens festlegen können. Dabei lassen sich beispielsweise Rechnungsdaten aus dem Excel-Dokument für die Bildung des Dateinamens verwenden.

Zusätzlich können Sie in den Programmeinstellungen festlegen, ob der Name des Rechnungsempfängers und eine Kennzeichnung des erzeugten Rechnungsformats an den Dateinamen angehängt werden sollen.

Zeichen, die in Windows-Dateinamen nicht zulässig sind, entfernt oder ersetzt Held Office Invoice automatisch. Dadurch führt beispielsweise ein Schrägstrich in einer Rechnungsnummer nicht zu einem Fehler beim Speichern. Die Dateiendung ergibt sich automatisch aus dem gewählten Ausgabeformat.

Ja. Mehrere der mitgelieferten Vorlagen ermöglichen es, den Umsatzsteuersatz für jede Rechnungsposition einzeln festzulegen. Damit können Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen gemeinsam in einer Rechnung abgerechnet werden.

Andere Vorlagen verwenden einen einheitlichen Umsatzsteuersatz für die gesamte Rechnung. Die Vorlagen-Auswahlhilfe zeigt bei jeder Vorlage, ob der Umsatzsteuersatz global oder positionsbezogen festgelegt wird.

Ja. In allen mitgelieferten Vorlagen können Sie einen individuell benötigten Umsatzsteuersatz vorgeben.

Je nach Vorlage wird dieser Satz entweder einheitlich für die gesamte Rechnung festgelegt oder für jede Rechnungsposition einzeln ausgewählt. Damit können beispielsweise auch land- und forstwirtschaftliche Betriebe besondere Umsatzsteuersätze verwenden.

Benötigen Sie innerhalb derselben Rechnung unterschiedliche Steuersätze, wählen Sie eine Vorlage mit positionsbezogener Umsatzsteuerangabe.

Held Office Invoice übernimmt den eingestellten Umsatzsteuersatz sowohl in das sichtbare Rechnungsdokument als auch in den strukturierten Rechnungsdatensatz. Welcher Steuersatz für eine konkrete Lieferung oder Leistung anzuwenden ist, liegt in der Verantwortung des Rechnungserstellers und sollte bei Unsicherheit mit der Steuerberatung abgestimmt werden.

Nein. Das sichtbare Rechnungsdokument und der strukturierte Rechnungsdatensatz sind miteinander verbunden, aber nicht identisch.

Welche Daten in den strukturierten Rechnungsdatensatz übernommen werden, bestimmen die Eingabefelder und Zuordnungen im Tabellenblatt „Settings“. Ein Wert kann daher in die E-Rechnung exportiert werden, auch wenn er im sichtbaren Rechnungslayout nicht angezeigt wird.

Umgekehrt können Sie im sichtbaren Excel- und PDF-Layout zusätzliche Texte, Berechnungen, Hinweise oder Gestaltungselemente verwenden, die nicht automatisch Bestandteil des strukturierten Rechnungsdatensatzes sind.

Für die eigentliche Erstellung einer E-Rechnung ist kein Viewer erforderlich. Wir empfehlen jedoch einen Offline-E-Rechnungs-Viewer, damit Sie die Darstellung und den strukturierten Rechnungsinhalt vor dem Versand kontrollieren können.

Held Office Invoice kann einen installierten Viewer nach der Rechnungserstellung automatisch öffnen. In den Einstellungen können Sie einen oder mehrere Viewer hinterlegen. Unterstützt werden beispielsweise der Quba E-Rechnungs-Viewer und der Ultramarine Viewer.

Die Kontrolle im Viewer ersetzt jedoch keine vollständige technische Validierung der E-Rechnung.

Die vollständige technische Validierung umfasst umfangreiche Prüfregeln für unterschiedliche E-Rechnungsformate und Profile. Diese Regelwerke werden regelmäßig weiterentwickelt und von spezialisierten Validator-Projekten und Anbietern gepflegt.

Held Office Invoice enthält deshalb derzeit keinen vollständigen Offline-Validator. Stattdessen unterstützt die Anwendung die Nutzung aktueller externer Validierungsdienste. Sie erzeugt dafür eine temporäre Rechnungsdatei und öffnet die von Ihnen ausgewählte Validierungswebsite.

Die Rechnungsdatei wird nicht automatisch übertragen. Sie entscheiden selbst, ob und an welchen Anbieter Sie sie zur Prüfung übermitteln.

Ein Offline-Viewer ergänzt diesen Ablauf durch eine visuelle und inhaltliche Kontrolle, ersetzt aber keine vollständige technische Validierung.

Beim Hochladen verlässt die Rechnungsdatei Ihren lokalen Computer und wird an den Betreiber der ausgewählten Website übertragen. Rechnungen können personenbezogene Daten, Bankverbindungen, Kontaktdaten und vertrauliche Angaben zu Kunden, Projekten und Leistungen enthalten.

Held Office Invoice lädt die Datei nicht automatisch hoch. Die Anwendung öffnet lediglich die ausgewählte Validierungswebsite und stellt eine temporär erzeugte Rechnungsdatei bereit. Erst wenn Sie diese selbst auswählen oder per Drag-and-drop übertragen, gelangt sie zum externen Anbieter.

Prüfen Sie vor der Nutzung insbesondere:

• wer die Website betreibt,
• welche Datenschutzbestimmungen gelten,
• wo die Daten verarbeitet werden,
• ob und wie lange hochgeladene Dateien gespeichert werden und
• ob der Dienst in Ihrem Unternehmen freigegeben ist.

Anbieter, die der DSGVO unterliegen, müssen die geltenden Datenschutzanforderungen beachten. Daraus ergibt sich jedoch keine pauschale Zusage, dass jeder Dienst für jede Art von Rechnung geeignet ist.

Bei besonders vertraulichen Rechnungen sollten Sie einen von Ihrem Unternehmen freigegebenen Validierungsdienst oder eine intern betriebene Validierungslösung verwenden. Für reine Funktionstests können Sie außerdem Rechnungen mit fiktiven Daten nutzen.

Ja. Im Dialog „Einstellungen“ bestimmen Sie, welche Validierungswebsites im Dialog „Rechnungsvalidierung“ zur Auswahl stehen.

Held Office Invoice verwaltet getrennte Listen für ZUGFeRD-Rechnungen und XRechnungen. Zu jedem Eintrag können Sie einen Anzeigenamen und die zugehörige Internetadresse hinterlegen.

Dadurch lässt sich die Auswahl an die von Ihrem Unternehmen freigegebenen oder bevorzugten Validierungsdienste anpassen. Held Office Invoice öffnet lediglich die ausgewählte Website und überträgt die Rechnung nicht automatisch.

Lesen Sie zunächst die Fehlermeldung und – soweit angegeben – die zugehörige Prüfregel. Häufig weist der Validator auf ein fehlendes Pflichtfeld, einen unzulässigen Wert oder eine rechnerische Abweichung hin.

Korrigieren Sie die betroffenen Angaben in der Excel-Rechnung und führen Sie anschließend über „Validieren“ eine erneute Prüfung durch.

Prüfen Sie die korrigierte Rechnung zusätzlich im Offline-E-Rechnungs-Viewer. Der Viewer hilft bei der Darstellung und inhaltlichen Kontrolle, ersetzt aber nicht die technische Validierung.

Nicht jede Meldung bedeutet zwangsläufig, dass die Rechnung ungültig ist. Achten Sie darauf, ob der Validator die Meldung als Fehler, Warnung oder Hinweis einordnet.

Bei einer ZUGFeRD-Rechnung können Sie die eingebettete XML-Datei zusätzlich separat speichern. Dies kann bei der genaueren Analyse eines Validierungsfehlers hilfreich sein.

Held Office Invoice erstellt den vorbereiteten E-Mail-Entwurf über die lokale COM-Schnittstelle von Microsoft Outlook. Diese Schnittstelle steht in Outlook Classic für Windows zur Verfügung, wird vom neuen Outlook für Windows jedoch nicht unterstützt. Microsoft dokumentiert, dass COM-Erweiterungen im neuen Outlook nicht unterstützt werden.

Die Erstellung der E-Rechnung selbst funktioniert auch ohne Outlook Classic. Sie können die erzeugte PDF- oder XML-Datei anschließend manuell mit einem beliebigen E-Mail-Programm versenden.

Sollte künftig eine geeignete technische Möglichkeit für das neue Outlook verfügbar werden, soll eine entsprechende Erweiterung möglichst über die Held Office Invoice Class Library bereitgestellt werden. Dadurch wäre im Regelfall keine Änderung Ihrer vorhandenen Rechnungsvorlage erforderlich.

Eine Unterstützung weiterer E-Mail-Programme wie Mozilla Thunderbird ist für eine spätere Erweiterung vorgesehen.

Die Anhangsliste bleibt erhalten, solange sich die Rechnungsnummer nicht ändert. Sie können den Rechnungsdialog daher mehrmals öffnen und schließen, ohne die ausgewählten Dateien erneut hinzufügen zu müssen.

Sobald Sie die Rechnungsnummer ändern, wird die Anhangsliste beim nächsten Öffnen geleert. Dadurch werden Anhänge einer vorherigen Rechnung nicht versehentlich in eine neue Rechnung übernommen.

Dateien, die jeder Rechnung beigefügt werden sollen, können dauerhaft im Tabellenblatt „Rechnung“ hinterlegt werden.

Ja. Dateien, die regelmäßig oder bei jeder Rechnung benötigt werden, können dauerhaft im Tabellenblatt „Rechnung“ hinterlegt werden.

Daneben können Sie im Rechnungsdialog weitere Anhänge hinzufügen, die nur für die aktuelle Rechnung gelten.

Für jeden Anhang legen Sie getrennt fest, ob er der vorbereiteten E-Mail beigefügt, in den strukturierten Rechnungsdatensatz eingebettet oder auf beiden Wegen verwendet werden soll.

Prüfen Sie bei dauerhaft hinterlegten Dateien regelmäßig, ob sie weiterhin aktuell sind und tatsächlich jeder Rechnung beigefügt werden sollen.

Ja. Als Ausgabeformat steht auch „PDF ohne XML“ zur Verfügung. Dabei wird eine gewöhnliche PDF-Datei ohne strukturierten Rechnungsdatensatz erzeugt.

Eine solche PDF-Datei ist jedoch keine strukturierte E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung. Verwenden Sie diese Ausgabe daher nur, wenn eine herkömmliche PDF ausdrücklich ausreicht oder zusätzlich benötigt wird.

Für eine ZUGFeRD-Rechnung wählen Sie stattdessen beispielsweise ZUGFeRD EN 16931. Dabei wird der strukturierte XML-Datensatz in die PDF-Datei eingebettet.

Ja. In den Einstellungen können Sie festlegen, dass neben der ZUGFeRD-PDF auch die darin enthaltene XML-Datei separat gespeichert wird.

Für den normalen Rechnungsversand ist diese zusätzliche Datei in der Regel nicht erforderlich, da die XML-Datei bereits Bestandteil der ZUGFeRD-PDF ist.

Die separate XML-Datei kann jedoch für eine technische Kontrolle, den Vergleich verschiedener Ausgabeformate oder die Analyse eines Validierungsfehlers nach individuellen Anpassungen hilfreich sein.

Welche Dateien tatsächlich an den Rechnungsempfänger übermittelt werden sollen, sollte mit diesem abgestimmt werden.

Ja. Im Dialog „Einstellungen“ legen Sie das Ausgabeverzeichnis fest, in dem Held Office Invoice die final erzeugten PDF- oder XML-Dateien speichert.

Über die zugehörige Auswahlschaltfläche können Sie einen vorhandenen Ordner auswählen oder ein neues Verzeichnis anlegen. Im Rechnungsdialog lässt sich das eingestellte Ausgabeverzeichnis anschließend direkt öffnen.

Für optional gespeicherte Excel-Rechnungskopien können Sie unabhängig davon ein eigenes Verzeichnis festlegen.

Ja. In den Einstellungen können Sie festlegen, dass bei jeder finalen Rechnungserstellung automatisch eine Kopie des aktuellen Excel-Dokuments gespeichert wird.

Das ist beispielsweise hilfreich, wenn später eine Rechnungskorrektur erforderlich wird und Sie auf den damaligen Stand der Rechnungsdaten zurückgreifen möchten.

Den Speicherordner können Sie frei festlegen. Die Excel-Kopie erhält denselben Basisdateinamen wie die erzeugte PDF- oder XML-Rechnung. Existiert bereits eine gleichnamige Datei, fragt Held Office Invoice vor dem Überschreiben nach.

Die Excel-Kopie ist eine zusätzliche Arbeits- und Nachweiskopie. Sie ersetzt nicht automatisch eine GoBD-konforme Archivierung.

Die Bit-Version der Held Office Invoice Class Library muss zur installierten Bit-Version von Microsoft Office beziehungsweise Microsoft 365 passen.

Das mitgelieferte Startprogramm erkennt normalerweise automatisch, ob Office als 32-Bit- oder 64-Bit-Version installiert ist, und wählt die passende Installationsdatei aus.

Entscheidend ist nicht die Bit-Version von Windows, sondern die Bit-Version Ihrer Office-Installation.

Für die Installation der Held Office Invoice Class Library werden Administratorrechte benötigt. Windows zeigt während der Installation eine Abfrage der Benutzerkontensteuerung an, die bestätigt werden muss.

Für die spätere Arbeit mit den Excel-Vorlagen und die normale Rechnungserstellung sind in der Regel keine Administratorrechte erforderlich.

Nein. Die Erstellung von ZUGFeRD- und XRechnungen erfolgt lokal auf Ihrem Windows-PC und benötigt keine dauerhafte Internetverbindung.

Eine Internetverbindung ist nur für bestimmte externe Vorgänge erforderlich, beispielsweise für den Download der Software und von Updates, die Prüfung über eine externe Validierungswebsite oder den Versand einer E-Mail über Ihr E-Mail-Konto.

Die Anzeige und inhaltliche Kontrolle einer Rechnung in einem installierten Offline-E-Rechnungs-Viewer funktioniert ohne Internetverbindung. Die Kontrolle im Viewer ersetzt jedoch keine vollständige technische Validierung.

Nein. Held Office Invoice unterstützt Sie bei der Erstellung, Kontrolle und Ausgabe von E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung. Damit deckt die Anwendung einen wichtigen Teil des Rechnungsprozesses ab.

Weitere Anforderungen bleiben jedoch in der Verantwortung Ihres Unternehmens. Dazu gehören insbesondere:

• die inhaltliche Richtigkeit und Vollständigkeit der Rechnung,
• die Auswahl des für den Empfänger geeigneten Rechnungsformats und Übermittlungswegs,
• interne Prüf- und Freigabeprozesse,
• die ordnungsgemäße Aufbewahrung der Rechnungen,
• eine nachvollziehbare Verfahrensdokumentation und
• eine gegebenenfalls erforderliche GoBD-konforme Archivierung.

Held Office Invoice bietet bewusst kein eigenes Archivierungssystem an, sondern bildet einen Baustein innerhalb des gesamten Rechnungsprozesses. Die Nutzung einer Software zur Rechnungserstellung erfüllt nicht automatisch sämtliche steuerlichen und organisatorischen Anforderungen. Weiterführende Informationen bietet das Bundesministerium der Finanzen in seinen FAQ zur E-Rechnung.

Für die langfristige Aufbewahrung können Sie Held Office Invoice mit einer externen Archivierungs- oder Buchführungslösung kombinieren. Infrage kommen beispielsweise:

• DATEV Unternehmen online mit Belege online,
• ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem,
• eine Buchhaltungs- oder ERP-Lösung mit Archivierungsfunktion oder
• ein spezialisierter Archivierungsdienst.

DATEV beschreibt Unternehmen online mit Belege online als Möglichkeit zur revisionssicheren Archivierung von E-Rechnungen.

Bei E-Rechnungen müssen insbesondere die aufbewahrungspflichtigen elektronischen Daten erhalten bleiben. Enthalten zusätzliche Bestandteile steuerlich relevante Informationen, können auch diese aufbewahrungspflichtig sein. Die aktuellen Hinweise finden Sie in den GoBD des Bundesministeriums der Finanzen.

Welche Archivierungslösung und welcher konkrete Ablauf für Ihr Unternehmen geeignet sind, sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung oder einer entsprechend fachkundigen Stelle abstimmen. Dabei sollte auch dokumentiert werden, wie Rechnungen erstellt, geprüft, versendet und aufbewahrt werden.