Architekturbüros
Für individuell aufgebaute Honorar-, Abschlags- und Schlussrechnungen.
Für Architektur- und Ingenieurbüros
HOAI-Rechnungen in Excel erstellen – als ZUGFeRD oder XRechnung.
Erstellen Sie Honorarrechnungen weiterhin in Ihrer vertrauten Excel-Umgebung. Held Office Invoice unterstützt umfangreiche und vereinfachte HOAI-Abrechnungen, Pauschalhonorare, Stundennachweise sowie Abschlags- und Schlussrechnungen.
✓Leistungsphasen und Honorarbestandteile
✓Abschlags- und Schlussrechnungen
✓Stunden- und Pauschalabrechnung
✓ZUGFeRD und XRechnung
LeistungsphasenAuftrag, Leistungsstand und Honorar
E-Rechnung erzeugenStrukturierte Rechnungsdaten aus Excel
Für planende Berufe
Ein Rechnungsablauf für anspruchsvolle Honorarabrechnungen.
HOAI-Rechnungen enthalten in der Regel mehr als eine einfache Liste von Positionen. Anrechenbare Kosten, Honorarzonen, Leistungsphasen, erbrachte Anteile, besondere Leistungen, Nebenkosten und frühere Abschläge müssen nachvollziehbar zusammengeführt werden.
Held Office Invoice verbindet diese ausführliche Darstellung im Excel-Rechnungsbild mit den strukturierten Daten einer E-Rechnung.
Da HOAI-Rechnungen häufig an öffentliche Auftraggeber gestellt werden, wird in vielen Fällen das Format XRechnung benötigt. Held Office Invoice kann so konfiguriert werden, dass zusammen mit der XRechnung automatisch auch eine PDF-Fassung des sichtbaren Rechnungsdokuments erzeugt wird. Auf Wunsch lässt sich diese PDF-Datei zusätzlich als Anhang in die XRechnung einbetten.
Ingenieurbüros
Für Objekt- und Fachplanung, besondere Leistungen und projektbezogene Nachweise.
Tragwerksplanung
Für umfangreiche Leistungsdarstellungen und nachvollziehbare Projektabrechnungen.
Fachplanung
Für Technische Ausrüstung und weitere planungsbezogene Leistungsbilder.
Vier praxisnahe Vorlagen
Vom vollständigen HOAI-Aufbau bis zur kompakten Stundenabrechnung.
Die mitgelieferten Vorlagen decken unterschiedliche Abrechnungssituationen ab und lassen sich in Excel an den eigenen Aufbau anpassen. Sie dienen als praxisnahe Beispiele; auch vollständig anders aufgebaute HOAI-Rechnungen sind möglich.
Das Prinzip bleibt gleich: Im oberen Teil des Rechnungsblatts wird die ausführliche HOAI-Kalkulation dargestellt. Im unteren Teil werden die abrechenbaren Leistungen in lineare Positionen für die strukturierte E-Rechnung überführt.
Die erstmalige Einrichtung einer individuellen HOAI-Rechnung ist meist aufwendiger als bei einer einfachen Rechnungsvorlage. Das einmal eingerichtete Dokument kann anschließend über die gesamte Projektlaufzeit für alle Abschlagsrechnungen bis zur Schlussrechnung fortgeschrieben werden.
Umfangreiche HOAI-Beispielvorlage
Die umfangreiche Beispielvorlage zeigt, wie mehrere Honorarbereiche und Leistungsbilder in einem durchgängigen Rechnungsdokument zusammengeführt werden können. Neben der Honorarermittlung und den Leistungsphasen lassen sich auch besondere Leistungen, Nebenkosten, weitere Honorarbestandteile und bereits geleistete Abschlagszahlungen übersichtlich darstellen.
- Mehrere Honorarbereiche und Leistungsbilder
- Leistungsphasen mit Auftrags- und Leistungsstand
- Besondere Leistungen, Nebenkosten und Abschlagszahlungen
Vereinfachte HOAI-Beispielvorlage
Die vereinfachte Beispielvorlage konzentriert Honorarermittlung, Leistungsphasen und weitere Leistungen auf einen kompakteren Aufbau. Sie bietet sich beispielsweise an, wenn nur ein Honorarbereich dargestellt wird und die Abrechnung ohne die umfangreiche Gliederung der großen Beispielvorlage auskommt.
- Kompakte Honorarermittlung
- Leistungsphasen und weitere Leistungen in einer Übersicht
- Direkte Überführung in die E-Rechnungspositionen
Pauschalabrechnung
Die Beispielvorlage für Pauschalabrechnungen bildet eine Abschlagsrechnung auf Grundlage eines vereinbarten Pauschalhonorars ab. Aus dem Pauschalhonorar und dem aktuellen Leistungsstand ergibt sich das anzusetzende Honorar. Bereits geleistete Abschlagszahlungen können bei der Ermittlung des noch offenen Rechnungsbetrags berücksichtigt werden.
- Vereinbartes Pauschalhonorar
- Aktueller prozentualer Leistungsstand
- Ansatzhonorar und bisherige Abschlagszahlungen
Abrechnung auf Stundennachweis
Die Beispielvorlage zeigt die Abrechnung tatsächlich angefallener Stunden nach unterschiedlichen Mitarbeitergruppen und Stundensätzen. Die Stunden werden als lineare Positionen in die E-Rechnung übernommen. Ein ausführlicher Stundennachweis kann der Rechnung zusätzlich als PDF-Anhang beigefügt werden.
- Stunden nach Mitarbeitergruppen
- Individuelle Stundenanzahl und Stundensätze
- Stundennachweis als PDF-Anhang
HOAI-Vorlagen im Video
Die vier Abrechnungsvarianten in wenigen Minuten kennenlernen.
Das Tutorial gibt einen kompakten Überblick über die umfangreiche und vereinfachte HOAI-Vorlage, die Pauschalabrechnung und die Abrechnung auf Stundennachweis.
Alle Tutorial-Videos ansehen
HOAI-Tutorial
HOAI + Excel + E-Rechnung
Vorstellung der HOAI-Vorlagen
Nach dem Klick wird der YouTube-Player im erweiterten Datenschutzmodus geladen.
Nachweise automatisch beifügen
Stundennachweise direkt in Excel führen.
Ergänzend zur Rechnung können im Excel-Dokument ein oder mehrere Tabellenblätter mit Stundennachweisen geführt werden. Bei der Rechnungserstellung erzeugt Held Office Invoice daraus automatisch PDF-Dateien.
Für jeden Stundennachweis lässt sich festlegen, ob er als Anhang der vorbereiteten E-Mail beigefügt, direkt in die E-Rechnungsdatei eingebettet oder auf beiden Wegen bereitgestellt werden soll.
✓Ein oder mehrere Stundennachweise pro Rechnung
✓Automatische PDF-Erstellung aus Excel
✓E-Mail, E-Rechnung oder beide Ausgabekanäle
Individuell in Excel
HOAI-Rechnung individuell gestalten.
Passen Sie Aufbau, Darstellung und Berechnungslogik Ihrer HOAI-Rechnung in Excel an die Anforderungen Ihres Büros und Ihrer Projekte an. Die gezeigte Vorlage ist ein Beispiel – auch vollständig anders aufgebaute HOAI-Rechnungen lassen sich realisieren.
Die konkrete fachliche und vertragliche Ausgestaltung der Rechnung bleibt in der Verantwortung des Anwenders. Die Vorlagen unterstützen die Darstellung und technische Erzeugung der E-Rechnung.
Rechnungsbild und strukturierte Daten
Aus der HOAI-Darstellung werden klare E-Rechnungspositionen.
Das sichtbare Excel-Rechnungsblatt kann ausführliche Honorarberechnungen, Überschriften, Zwischensummen und Erläuterungen enthalten. Für die strukturierte E-Rechnung werden daraus die maßgeblichen Rechnungspositionen mit Bezeichnung, Menge, Einheit, Umsatzsteuer und Nettobetrag bereitgestellt.
- ✓Leistungsphasen als nachvollziehbare Rechnungspositionen
- ✓Stundenleistungen mit Menge und Stundensatz
- ✓Frühere Abschlagszahlungen getrennt berücksichtigen
- ✓Ausgabe als ZUGFeRD oder XRechnung
Öffentliche Auftraggeber
XRechnungen für öffentliche Auftraggeber erstellen.
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stehen in den Vorlagen eigene Eingabefelder für die benötigten Angaben zur Verfügung. Käuferreferenz beziehungsweise Leitweg-ID, Projekt-, Vertrags-, Vergabe-, Bestell- und Auftragsangaben werden direkt im Rechnungsblatt erfasst und anschließend an den dafür vorgesehenen Stellen in die strukturierte E-Rechnung übernommen.
Auch die elektronischen Adressen von Rechnungsempfänger und Rechnungsersteller werden direkt in der Vorlage eingetragen. Das jeweils passende Adressschema – beispielsweise E-Mail-Adresse, Leitweg-ID, Umsatzsteuer-ID oder GLN – lässt sich bequem aus einer Auswahlliste auswählen.
Käuferreferenz und Leitweg-ID
Die zentrale Zuordnung für den Rechnungsempfänger wird direkt im Rechnungsblatt erfasst.
Projekt-, Vergabe- und Auftragsdaten
Projekt-, Vertrags-, Vergabe-, Bestell- und Auftragsangaben stehen als eigene Eingabefelder zur Verfügung.
Elektronische Adresse des Empfängers
Die elektronische Adresse wird eingetragen; das passende EAS-ID-Schema wird aus einer Auswahlliste gewählt.
Elektronische Adresse des Erstellers
Auch die elektronische Absenderadresse wird unmittelbar in der Rechnungsvorlage eingetragen.
Vom Excel-Blatt zur fertigen E-Rechnung
Prüfen, validieren und mit Anlagen versenden.
Für HOAI-Rechnungen steht derselbe durchgängige Ablauf wie für alle anderen Rechnungsvorlagen zur Verfügung.
Rechnung ausfüllen
Honorargrundlagen, Leistungsstand, besondere Leistungen und Abschläge in Excel erfassen.
Interne Prüfung
Viele unvollständige oder technisch fehlerhafte Eingaben werden vor der Erstellung erkannt.
Vorschau und Validierung
Die vorbereitete E-Rechnung im Viewer kontrollieren und bei Bedarf über einen geeigneten Online-Validator prüfen.
Erstellen und versenden
ZUGFeRD oder XRechnung erzeugen und in Outlook Classic einen vorbereiteten E-Mail-Entwurf mit Anhängen öffnen.
Weitere Anlagen automatisch beifügen
Neben Stundennachweisen können auch Honorarermittlungen oder andere Tabellenblätter automatisch als PDF erzeugt und der E-Mail, der E-Rechnungsdatei oder beiden hinzugefügt werden.
Anhänge im Detail ansehenBeispielrechnungen
Fertige ZUGFeRD-Beispielrechnungen ansehen.
Die vier Dateien wurden mit den mitgelieferten HOAI-Beispielvorlagen erstellt. Es handelt sich um ZUGFeRD-PDFs im Profil EN 16931: Neben dem sichtbaren Rechnungsdokument enthalten sie die strukturierten Rechnungsdaten als eingebettete XML-Datei. Die Beispiele lassen sich direkt im Browser öffnen und mit einem geeigneten E-Rechnungsviewer oder Validator prüfen.
01 · Umfangreiche HOAI-Beispielvorlage
Umfangreiche HOAI-Abschlagsrechnung
Vierseitige Honorarabrechnung mit mehreren Leistungsbildern, Leistungsphasen, besonderen Leistungen, Nebenkosten und früheren Abschlagszahlungen.02 · Vereinfachte HOAI-Beispielvorlage
Kompakte HOAI-Abschlagsrechnung
Zweiseitige Honorarabrechnung mit einem Honorarbereich, Leistungsphasen, weiteren Leistungen und bereits geleisteten Abschlagszahlungen.03 · Abrechnung auf Stundennachweis
Abschlagsrechnung nach Stundenaufwand
Abrechnung von Ingenieur- und Zeichnerstunden mit unterschiedlichen Stundensätzen, Nebenkosten und einer vorausgegangenen Abschlagszahlung.04 · Pauschalabrechnung
Abschlagsrechnung auf Pauschalhonorar
Abrechnung eines vereinbarten Pauschalhonorars anhand des aktuellen prozentualen Leistungsstands unter Berücksichtigung einer früheren Abschlagszahlung.Hinweis: Die ZUGFeRD-PDFs lassen sich direkt im Browser ansehen. Mit einem geeigneten E-Rechnungsviewer oder Validator können zusätzlich die eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten geprüft werden.
Häufige Fragen zu HOAI-E-Rechnungen
Von Leistungsphasen bis Pauschalhonorar.
Die Vorlagen bilden unterschiedliche Abrechnungssituationen ab und lassen sich in Excel an Ihre eigene Darstellung anpassen.
Vorlagen-Auswahlhilfe öffnenKann ich mit Held Office Invoice HOAI-Rechnungen als E-Rechnung erstellen?
Ja. Held Office Invoice enthält mehrere speziell vorbereitete Excel-Vorlagen für HOAI-Abrechnungen.
Damit können Sie die ausführliche Honorarermittlung im sichtbaren Rechnungsdokument darstellen und die abrechnungsrelevanten Werte zugleich als strukturierte Rechnungsdaten ausgeben.
Die Rechnung kann anschließend beispielsweise als ZUGFeRD-Rechnung oder als XRechnung erstellt werden.
Welche HOAI-Vorlage ist für meine Rechnung geeignet?
Zum Lieferumfang gehören eine umfangreiche HOAI-Beispielvorlage, eine vereinfachte HOAI-Beispielvorlage, eine Abrechnung auf Stundennachweis und eine Pauschalabrechnung.
Die umfangreiche Vorlage eignet sich für eine besonders ausführliche Honorarermittlung. Die vereinfachte Vorlage stellt die wesentlichen Berechnungen kompakter dar. Für vereinbarte Stundenleistungen und Pauschalhonorare stehen eigene Vorlagen zur Verfügung.
Kann ich HOAI-Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen erstellen?
Ja. Die HOAI-Vorlagen können sowohl für Abschlagsrechnungen als auch für die abschließende Abrechnung eines Auftrags verwendet werden.
Bei weiteren Abschlagsrechnungen aktualisieren Sie die erreichten Leistungsstände und berücksichtigen vorausgegangene Abschlagsrechnungen beziehungsweise geleistete Abschlagszahlungen. Das einmal eingerichtete Rechnungsdokument kann über den gesamten Projektverlauf hinweg weiterverwendet werden.
Wie werden Leistungsphasen und unterschiedliche Leistungsstände abgebildet?
Die Leistungsphasen können mit ihrem jeweiligen Honorar und dem bis zum aktuellen Rechnungsdatum erreichten Leistungsstand dargestellt werden.
Bei einer kumulativen Abrechnung enthält jede Abschlagsrechnung den aktuellen Gesamtstand. Dadurch können Leistungsphasen gleichzeitig noch nicht begonnen, teilweise erbracht oder bereits vollständig abgeschlossen sein.
Bereits berücksichtigte Abschläge werden anschließend bei der Berechnung des noch offenen Rechnungsbetrags einbezogen.
Kann ich ein vereinbartes Pauschalhonorar abrechnen?
Ja. Dafür ist eine eigene Vorlage für die Pauschalabrechnung enthalten.
Sie erfassen das vereinbarte Netto-Pauschalhonorar und den erreichten Leistungsstand. Bereits geleistete Abschlagszahlungen können bei der Ermittlung des noch offenen Betrags berücksichtigt werden.
Die Vorlage eignet sich für Abschlagsrechnungen und für die abschließende Abrechnung eines Pauschalhonorars.
Kann ich Leistungen auf Stundenbasis abrechnen?
Ja. Die Vorlage „Abrechnung auf Stundennachweis“ ist für vertraglich vereinbarte Stundenleistungen und besondere Leistungen vorgesehen.
Stundenmengen und Stundensätze können beispielsweise getrennt nach Ingenieurleistungen und Leistungen technischer Zeichner ausgewiesen werden.
Ergänzende Stundennachweise lassen sich automatisch als PDF-Dateien erzeugen und der E-Mail, dem strukturierten Rechnungsdatensatz oder beiden beifügen.
Muss ich das Aussehen und den Aufbau einer HOAI-Vorlage unverändert übernehmen?
Nein. Besonders der obere kalkulatorische Teil der HOAI-Rechnung kann grundsätzlich vollständig nach Ihren Anforderungen umgestaltet werden. Dort können Sie Ihre eigene Honorarermittlung, Leistungsphasen, anrechenbaren Kosten, Zuschläge, Nebenkosten, Leistungsstände und weitere Berechnungen abbilden.
Der untere Bereich enthält die eigentlichen Rechnungspositionen und bildet die Verbindung zum strukturierten Rechnungsdatensatz. Bei einer Anpassung müssen Sie deshalb darauf achten, dass:
- die Rechnungspositionen auf die richtigen Ergebniszellen des oberen Berechnungsbereichs verweisen,
- die Beträge korrekt übernommen werden und
- die Summen des kalkulatorischen Bereichs mit den Summen der Rechnungspositionen übereinstimmen.
Nach umfangreicheren Änderungen sollten Sie sowohl das sichtbare Rechnungsdokument als auch die strukturierten Rechnungsdaten kontrollieren und die erzeugte E-Rechnung technisch validieren.
HOAI-E-Rechnungen in der eigenen Umgebung testen
Prüfen Sie die Vorlagen 30 Tage lang in Microsoft Excel.
Die Testversion enthält den vollständigen Funktionsumfang. So können Sie ausprobieren, welche Vorlage zu Ihren Projekten und Abrechnungsabläufen passt.