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Betriebskostenabrechnung
Für Betriebskostenabrechnungen, bei denen der Vermieter oder das Immobilienunternehmen selbst als leistender Unternehmer und Rechnungsaussteller auftritt.
E-Rechnung für Hausverwaltungen mit Excel
Betriebskosten in Rechnung stellen.
Dauermietrechnungen erstellen.
Excel behalten.
Held Office Invoice erweitert Ihre Excel-Abrechnung um die E-Rechnung. Mit speziell vorbereiteten Vorlagen für Betriebskostenabrechnungen und Dauermietrechnungen bilden Sie typische Abrechnungen aus der Immobilienverwaltung weiterhin in Excel ab – und erzeugen daraus bei Bedarf E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnungsformat.
Keine neue Faktura-Software. Ihre Abrechnungen bleiben Excel-Dateien.
Abrechnung in der Immobilienverwaltung
Eine Betriebskostenabrechnung ist keine Standardrechnung.
Gesamtkosten, Vorwegabzüge, unterschiedliche Umlageschlüssel, Gesamtmaßstab, individueller Maßstabsanteil und bereits geleistete Vorauszahlungen machen eine Betriebskostenabrechnung deutlich komplexer als eine klassische Positionsrechnung.
Die für die Rechnung relevanten Ergebnisse und Abrechnungsdetails lassen sich in Excel übersichtlich darstellen und für den Empfänger nachvollziehbar aufbereiten. Held Office Invoice ergänzt diese Excel-Abrechnung um die strukturierten Daten der E-Rechnung.
GesamtkostenVorwegabzugUmlageschlüsselMaßstabsanteilVorauszahlungen
Was die Vorlagen leisten
Die Rechnung abbilden – nicht die Betriebskostenabrechnung ersetzen.
Held Office Invoice ersetzt keine Software zur Ermittlung und Verteilung von Miet- oder Betriebskosten. Die vorbereiteten Excel-Vorlagen stellen die rechnungsrelevanten Ergebnisse und Abrechnungsdetails übersichtlich dar und ermöglichen, daraus eine E-Rechnung im ZUGFeRD- oder XRechnungsformat zu erzeugen.
Für typische Immobilienabrechnungen vorbereitet
Drei Excel-Vorlagen für unterschiedliche Abrechnungssituationen.
Die mitgelieferten Immobilien-Vorlagen decken zwei Varianten der Betriebskostenabrechnung sowie eine Dauermietrechnung ab. Alle drei lassen sich wie gewohnt in Excel bearbeiten und an den eigenen Abrechnungsablauf anpassen. Dabei bilden sie die für die Rechnung relevanten Ergebnisse und Abrechnungsdetails direkt im Rechnungsblatt ab.
02
Im Namen des Vermieters
Für Hausverwaltungen, die die Abrechnung bearbeiten, während der Vermieter gegenüber dem Mieter als leistender Unternehmer und Rechnungsaussteller auftritt.
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Dauermietrechnung
Für regelmäßig wiederkehrende Mietzahlungen mit Mietobjekt, Nettomiete, Nebenkostenvorauszahlung und weiteren Angaben zum Mietverhältnis.
Betriebskostenabrechnung in Excel
Die Abrechnungsdetails bleiben nachvollziehbar.
Eine Betriebskostenabrechnung besteht nicht einfach aus Menge, Einzelpreis und Gesamtbetrag. Je nach Kostenart müssen unterschiedliche Verteilungsmaßstäbe, Vorwegabzüge und individuelle Anteile berücksichtigt werden.
Unterschiedliche Umlageschlüssel und Vorwegabzüge bleiben direkt in Excel nachvollziehbar.
Die mitgelieferten Excel-Vorlagen bilden die Berechnung direkt im Rechnungsblatt ab. Für jede Betriebskostenart können unter anderem Gesamtkosten, anrechenbare Kosten, Umlageschlüssel, Gesamtmaßstab und der auf die jeweilige Mieteinheit entfallende Maßstabsanteil dargestellt werden.
Der daraus errechnete Kostenanteil wird als Rechnungsposition in die E-Rechnung übernommen. Zusätzliche Angaben zur Berechnung können in der Positionsbeschreibung der strukturierten Rechnung mitgegeben werden.
Abrechnung im Namen und für Rechnung des Vermieters
Die Hausverwaltung erstellt die Abrechnung – der Vermieter bleibt Rechnungsaussteller.
Hausverwaltungen erstellen Betriebskostenabrechnungen häufig für die von ihnen verwalteten Eigentümer oder Vermieter. Die Hausverwaltung bearbeitet die Abrechnung in Excel; als leistender Unternehmer wird jedoch der Vermieter geführt. Dessen Daten werden auf der sichtbaren Rechnung und in den strukturierten Rechnungsdaten verwendet.
Ein Hinweis auf die Abrechnung im Namen und für Rechnung des Vermieters kann zusätzlich als Rechnungsnotiz mitgegeben werden.
Wiederkehrende Mietzahlungen
Dauermietrechnung direkt in Excel.
Für regelmäßig wiederkehrende Mietzahlungen steht eine eigene Excel-Vorlage zur Verfügung. Mietobjekt, Mietzeitraum, Nettomiete, Nebenkostenvorauszahlung und weitere Angaben zum Mietverhältnis können übersichtlich im Rechnungsblatt dargestellt werden.
Die Dauermietrechnung eignet sich insbesondere für gewerbliche Mietverhältnisse, bei denen die regelmäßigen Zahlungen nicht jeden Monat mit einer vollständig neuen Rechnung abgerechnet werden sollen.
Ändern sich später wesentliche Angaben – beispielsweise die Miethöhe, die Nebenkostenvorauszahlung oder andere rechnungsrelevante Angaben –, kann die Vorlage angepasst und eine aktualisierte Rechnung erstellt werden.
Von Excel in die E-Rechnung
Die Abrechnungsdetails bleiben in Excel – das Ergebnis wird strukturiert übergeben.
Die Excel-Abrechnung kann deutlich mehr Informationen enthalten als eine klassische Rechnungsposition. Für die E-Rechnung werden daraus die relevanten Positionsdaten und Zusatzinformationen strukturiert aufbereitet.
Strukturierte E-Rechnungsposition
Aus 3.761,43 € Gesamtkosten werden nach 420,00 € Vorwegabzug 3.341,43 € anrechenbare Kosten. Der auf die Mieteinheit entfallende Kostenanteil von 276,94 € wird als strukturierte Rechnungsposition übernommen.
Die Positionsbezeichnung „Hausmeister/Außenanlagen“ wird als Bezeichnung der E-Rechnungsposition übernommen. Angaben wie Gesamtkosten, Vorwegabzug, anrechenbare Kosten, Umlageschlüssel, Gesamtmaßstab und Maßstabsanteil können zusätzlich in der Positionsbeschreibung mitgegeben werden.
So bleiben die für die Rechnung relevanten Abrechnungsdetails in Excel nachvollziehbar, während die E-Rechnung einen klaren strukturierten Positionsbetrag erhält.Excel bleibt Excel
Ihre Immobilienabrechnung bleibt eine Excel-Datei.
Held Office Invoice ersetzt Ihre bestehende Excel-Arbeitsweise nicht, sondern ergänzt sie um die E-Rechnung. Formeln, eigene Berechnungen, zusätzliche Tabellenbereiche und individuelle Anpassungen bleiben erhalten.
Auch komplexe Abrechnungen müssen nicht in die starre Struktur einer neuen Faktura-Software übertragen werden.
Ihre Rechnung bleibt eine eigenständige Excel-Datei – und kann weiterhin zu Ihrem Abrechnungsprozess passen.Elektronische Rechnungsformate
ZUGFeRD oder XRechnung direkt aus Excel.
Aus der fertigen Excel-Abrechnung erzeugt Held Office Invoice die strukturierten Rechnungsdaten für ZUGFeRD oder XRechnung. Je nach Empfänger kann das passende Rechnungsformat gewählt werden.
Vor dem Versand lässt sich die erzeugte E-Rechnung prüfen und validieren.
ZZUGFeRDXXRechnung
In der eigenen Hausverwaltung ausprobieren
E-Rechnung mit Excel in Ihrer Hausverwaltung testen.
Sie erstellen Betriebskostenabrechnungen, Dauermietrechnungen oder andere Immobilienabrechnungen bereits in Excel? Testen Sie Held Office Invoice mit den drei speziell vorbereiteten Immobilien-Vorlagen und prüfen Sie in Ruhe, wie sich die Lösung in Ihren bestehenden Arbeitsablauf integrieren lässt.
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