Für individuelle Rechnungsabläufe
Held Office Invoice ist besonders dort stark, wo Rechnungen individuell aufgebaut sind, Berechnungen in Excel erfolgen oder starre Eingabemasken nicht zum eigenen Ablauf passen.
Vorlagen als schneller Einstieg
Die Vorlagen unterscheiden sich in Layout, Spalten und Beispielgestaltung und sind in der Regel nicht an eine bestimmte Branche gebunden. Dadurch finden Sie meist schnell eine passende Basis für Ihre eigene Rechnung.
Ein vollständig eigenes Rechnungstabellenblatt lässt sich zwar grundsätzlich per Mapping anbinden. In der Praxis ist es jedoch meist sinnvoller, eine vorhandene Vorlage anzupassen, weil auf vielen bestehenden Rechnungsblättern wichtige Angaben fehlen, die für ZUGFeRD und XRechnung benötigt werden.
Für wen eignet sich Held Office Invoice?
Held Office Invoice ergänzt vorhandene Excel-Abläufe um strukturierte E-Rechnungsdaten, Prüfungen, Validierung und Versandvorbereitung.
Ideal, wenn Rechnungen bisher in Excel erstellt werden und dieser vertraute, flexible Ablauf erhalten bleiben soll.
Für Rechnungen mit Leistungen, Material, Stunden, freien Texten und ergänzenden Nachweisen oder Dokumenten.
Für umfangreiche Bauabrechnungen mit kumulativen Leistungen sowie Abschlags- und Schlussrechnungen direkt in Excel.
Geeignet für umfangreiche Leistungsdarstellungen, HOAI-nahe Abrechnungen sowie Abschlags- und Schlussrechnungen.
Für Honorarabrechnungen, die ganz oder teilweise in Excel erstellt werden und typische Angaben der StBVV übersichtlich abbilden sollen.
Für Betriebskostenabrechnungen, Dauermietrechnungen und Abrechnungen, die im Namen und für Rechnung eines Vermieters erstellt werden.
Ob Sie mit einzelnen Rechnungsdateien arbeiten oder eine eigene Excel-Rechnungsanwendung entwickelt haben: Held Office Invoice ergänzt Ihre bestehende Arbeitsweise um die E-Rechnung, statt sie durch ein neues Fakturasystem zu ersetzen.
Typische Rechnungssituationen
Die strukturierte E-Rechnung bleibt im Hintergrund eine klare Liste von Rechnungspositionen. Das sichtbare Rechnungsbild in Excel kann dennoch wesentlich mehr Informationen enthalten.
Produkte oder Leistungen übersichtlich erfassen und als ZUGFeRD oder XRechnung ausgeben.
Mengen, Stunden, Stundensätze und individuelle Leistungsbeschreibungen in Excel abbilden.
Bereits abgerechnete Abschläge nachvollziehbar berücksichtigen und den verbleibenden Betrag ausweisen.
Vereinbarte Honorare und prozentual erbrachte Anteile verständlich darstellen.
Zusätzliche Beträge auf Rechnungsebene transparent ausweisen und strukturiert übergeben.
Vorhandene Dateien oder automatisch erzeugte PDFs aus ausgewählten Tabellenblättern beifügen.
Mehr als eine reine Positionsliste
Zwischensummen, Kommentare oder erläuternde Überschriften können als „keine Rechnungsposition“ gekennzeichnet werden. Sie erscheinen dadurch im sichtbaren Teil der Rechnung, werden aber nicht als Positionen in die strukturierten E-Rechnungsdaten übernommen.
Auch Abschlagszahlungen, Nachlässe und Zuschläge lassen sich übersichtlich in individuell aufgebauten Rechnungsvorlagen darstellen.
Komplexe Rechnungen im Detail ansehenExcel bleibt Ihre Arbeitsoberfläche
Sie arbeiten weiterhin in Ihrer gewohnten Excel-Umgebung und entscheiden selbst, wie Ihre Rechnungen aufgebaut, befüllt und gespeichert werden.
Individuelle Texte, Formeln und Rechnungsaufbauten lassen sich in flexibel angepassten Excel-Vorlagen abbilden.
Kunden und Positionen können manuell, aus optionalen Stammdaten oder durch eigenen Programmcode eingetragen werden.
Die Verarbeitung erfolgt lokal auf Ihrem Windows-PC; eine verpflichtende Cloud-Ablage ist nicht erforderlich.
Neue Anforderungen lassen sich in den Excel-Vorlagen abbilden, ohne den vertrauten Rechnungsprozess vollständig zu ersetzen.
Held Office Invoice im Video
Unsere Erklärvideos zeigen den grundlegenden Arbeitsablauf und einzelne Funktionen – von Rechnungsvorlagen und Einstellungen bis zu Anhängen und speziellen Abrechnungen.
Passt Held Office Invoice zu Ihrem Ablauf?
Die Testversion enthält den vollständigen Funktionsumfang. So sehen Sie in Ihrer eigenen Excel-Umgebung, ob Held Office Invoice zu Ihrem Rechnungsdesign und Ihren Arbeitsabläufen passt.
