Für individuelle Rechnungsabläufe
Held Office Invoice ist besonders dort stark, wo Rechnungen individuell aufgebaut sind, Berechnungen in Excel erfolgen oder starre Eingabemasken nicht zum eigenen Ablauf passen.
Vorlagen als schneller Einstieg
Die Vorlagen unterscheiden sich in Layout, Spalten und Beispielgestaltung und sind in der Regel nicht an eine bestimmte Branche gebunden. Dadurch finden Sie meist schnell eine passende Basis für Ihre eigene Rechnung.
Ein vollständig eigenes Rechnungstabellenblatt lässt sich zwar grundsätzlich per Mapping anbinden. In der Praxis ist es jedoch meist sinnvoller, eine vorhandene Vorlage anzupassen, weil auf vielen bestehenden Rechnungsblättern wichtige Angaben fehlen, die für ZUGFeRD und XRechnung benötigt werden.
Für wen eignet sich Held Office Invoice?
Held Office Invoice ergänzt vorhandene Excel-Abläufe um strukturierte E-Rechnungsdaten, Prüfungen, Validierung und Versandvorbereitung.
Ideal, wenn Rechnungen bisher in Excel erstellt werden und dieser vertraute, flexible Ablauf erhalten bleiben soll.
Für Rechnungen mit Leistungen, Material, Stunden, freien Texten und ergänzenden Nachweisen oder Dokumenten.
Geeignet für umfangreiche Leistungsdarstellungen, HOAI-nahe Abrechnungen sowie Abschlags- und Schlussrechnungen.
Für Honorarabrechnungen, die ganz oder teilweise in Excel erstellt werden und typische Angaben der StBVV übersichtlich abbilden sollen.
Für Betriebskostenabrechnungen, Dauermietrechnungen und Abrechnungen, die im Namen und für Rechnung eines Vermieters erstellt werden.
Ob Sie mit einzelnen Rechnungsdateien arbeiten oder eine eigene Excel-Rechnungsanwendung entwickelt haben: Held Office Invoice ergänzt Ihre bestehende Arbeitsweise um die E-Rechnung, statt sie durch ein neues Fakturasystem zu ersetzen.
Typische Rechnungssituationen
Die strukturierte E-Rechnung bleibt im Hintergrund eine klare Liste von Rechnungspositionen. Das sichtbare Rechnungsbild in Excel kann dennoch wesentlich mehr Informationen enthalten.
Produkte oder Leistungen übersichtlich erfassen und als ZUGFeRD oder XRechnung ausgeben.
Mengen, Stunden, Stundensätze und individuelle Leistungsbeschreibungen in Excel abbilden.
Bereits abgerechnete Abschläge nachvollziehbar berücksichtigen und den verbleibenden Betrag ausweisen.
Vereinbarte Honorare und prozentual erbrachte Anteile verständlich darstellen.
Zusätzliche Beträge auf Rechnungsebene transparent ausweisen und strukturiert übergeben.
Vorhandene Dateien oder automatisch erzeugte PDFs aus ausgewählten Tabellenblättern beifügen.
Mehr als eine reine Positionsliste
Zwischensummen, Kommentare oder erläuternde Überschriften können als „keine Rechnungsposition“ gekennzeichnet werden. Sie erscheinen dadurch im sichtbaren Teil der Rechnung, werden aber nicht als Positionen in die strukturierten E-Rechnungsdaten übernommen.
Auch Abschlagszahlungen, Nachlässe und Zuschläge lassen sich übersichtlich in individuell aufgebauten Rechnungsvorlagen darstellen.
Komplexe Rechnungen im Detail ansehenExcel bleibt Ihre Arbeitsoberfläche
Sie arbeiten weiterhin in Ihrer gewohnten Excel-Umgebung und entscheiden selbst, wie Ihre Rechnungen aufgebaut, befüllt und gespeichert werden.
Individuelle Texte, Formeln und Rechnungsaufbauten lassen sich in flexibel angepassten Excel-Vorlagen abbilden.
Kunden und Positionen können manuell, aus optionalen Stammdaten oder durch eigenen Programmcode eingetragen werden.
Die Verarbeitung erfolgt lokal auf Ihrem Windows-PC; eine verpflichtende Cloud-Ablage ist nicht erforderlich.
Neue Anforderungen lassen sich in den Excel-Vorlagen abbilden, ohne den vertrauten Rechnungsprozess vollständig zu ersetzen.
Held Office Invoice in der Praxis
Fünf Videos zeigen typische Arbeitsweisen, Vorlagen und Funktionen in der Praxis. Die Verbindung zu YouTube wird erst hergestellt, nachdem Sie ein Video ausdrücklich laden.
Produktüberblick
Das Video zeigt den Weg von der vertrauten Excel-Rechnung über Prüfung und Validierung bis zur fertigen ZUGFeRD- oder XRechnung.
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YouTube-Tutorial
Das Video erläutert die Auswahl von ZUGFeRD und XRechnung sowie wichtige Einstellungen für Viewer, Ausgabe und Rechnungserstellung.
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YouTube-Tutorial
Sehen Sie, wie die mitgelieferten Rechnungsvorlagen aufgebaut sind und welche Kriterien bei der Auswahl einer passenden Vorlage wichtig sind.
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YouTube-Tutorial
Das Video zeigt, wie Adressen und Artikel aus den Excel-Stammdaten ausgewählt und bequem in eine neue Rechnung übernommen werden.
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HOAI-Tutorial
Ein Überblick über die umfangreiche und vereinfachte HOAI-Vorlage sowie die Abrechnung auf Stundennachweis und mit Pauschalhonorar.
Mehr über HOAI-E-RechnungenBeim Laden eines Videos wird ein YouTube-Player im erweiterten Datenschutzmodus eingebunden. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
Passt Held Office Invoice zu Ihrem Ablauf?
Die Testversion enthält den vollständigen Funktionsumfang. So sehen Sie in Ihrer eigenen Excel-Umgebung, ob Held Office Invoice zu Ihrem Rechnungsdesign und Ihren Arbeitsabläufen passt.
